步骤1：将顾客带离现场。
    洼山哲雄指出，先将顾客带离现场，让抱怨情形得以暂停；接着再请遭顾客抱怨的服务人员也暂时离开，改由职位较高的人员，换个场景处理顾客抱怨。
其实，会对工作人员大发雷霆的顾客，大多是因为找不到台阶下，也就是欠缺让自己心平气和的良机，所以才会不住地抱怨。因此，将顾客带离抱怨现场，并且换人处理，将有助于顾客缓和愤怒。
步骤2：保护抱怨顾客的尊严。
   如果抱怨的情况持续下去，周围的顾客可能会把发怒的顾客看成是坏人。这时候，即使顾客的愤怒实在没道理，服务人员还是应该挺身而出，针对「是因为我们让顾客不高兴」的事实表达歉意，承担起「造成顾客愤怒」的责任。
   不论面对任何顾客，都要维护他们的尊严。即使工作人员诚心诚意地接待，偶尔还是会因为不符顾客要求而让对方生气，但时时刻刻保护顾客的尊严，是服务人员最基本的专业技巧。
步骤3：发自内心的真诚道歉。
    听到顾客抱怨时，经常有服务人员会连声说「但是／因为……」，急着解释状况，但在顾客眼里看来，这只是在找借口罢了。
    然而，不要辩解也并非要服务人员不断向顾客道歉，因为如果态度不够真诚、方式不够简洁，也可能适得其反。洼山哲雄强调，向顾客道歉时，要注意态度及声调。如果是低着头、高声且快速地说「真是对不起」，反而可能会让对方认为：「他是不是在敷衍我？」