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马永强:会议背后的无形文化(上)
2016-01-20 41048
                

会议背后的无形文化(上)

 

            


会议背后有文化:质询会工具

(一)   质询会工具是什么?

以公司重要的运营管控会议为契机,通过管理者在会上的战略决策、观点评判来体现、明确和彰显公司价值主张,培养团队在某些思想意识上的习惯和共识,起到塑造公司文化的作用。

我们发现很多公司在开会时会出现以下几种情况:

1.   会上工作结果如果完成的不好,要么避重就轻,要么理由借口一大堆,但解决方案却非常难产。

2.   理由借口一大堆不说,每次都在说别人如何如何不配合,旁部门如何如何刁难,就是不说自己身上存在什么问题。

3.   经过分析找到问题确是他的责任,要他一个改进方案的具体完成时间承诺,他打死也不愿说,不愿意承诺工作结果。

4.   会议越扯越长,越扯越远,容易跑题。原本简单碰一下就可以解决问题的,结果越扯事越多,越扯越扯不清,原本的月例会,变成了专题讨论会,变成了“大尾巴会”。

5.   这周还在为上周的事在争论不休;很多事已谈了N次,但始终没有结论,最后就没有人再谈了,事情也慢慢不了了之了。

6.   响手机的,开小差的等等。

……

这些现象就是我们常说的:会而不议,议而不决,决而不行,行而不果。为什么会这样?原因除了业务本身和执行人能力外,我们刚才讲了,还有一个非常重要的原因就是:职业人基本思维方式的缺失!那么如何通过会议,引导、训练、规范大家的思维逻辑呢,我们来感受一下质询会的文化工具。

(二)   质询会工具怎么用?

我们这一章节的工具主要针对的是公司决策执行环境功能的营造,我们清楚的知道,公司的各种会议是我们进行战略决策、监督执行、运营管控的重要场合,公司的例会机制也是我们战略决策执行的平台保障。但是,各位管理者有没有注意到,你的每一次会议、每一次决策、每一次评判、每一次的批复都是在建设公司的决策执行容力,都是在做文化呢?贵公司的会议风格、会议效率正是在你的养成下不断形成,正是你在会议上的表现打造了你的会议决策风格。

前面我们说了质询会工具可以帮助我们塑造公司文化,那什么是质询会呢?质询会:是一种总裁对其直接下属进行结果跟踪和计划审核的会议。会议上每位被质询人汇报自己上一阶段工作结果,并公布自己下一阶段工作计划,然后以总裁为主对被质询人进行质询。质询会是一种用于公司运营管控的工具,是利用会议质询的方式,以结果为导向,以改进为核心,以开放为环境,以内部客户为基础,聚焦战略,执行计划,实现目标的一套管理工具。

质询会其实就类似于我们公司的例会,比如我们平时都有开各种会,周例会、月例会、调度会等,我们也常在这种会上,用报表的形式来汇报我们的工作,比如下图,是一张用于质询会汇报工作用的一个月报月计划的表格。

1.       质询会表格的格式

我们先来看一下格式:

第一列序号:代表的工作量。这个月能上台面上汇报的工作一共有多少?

第二列、三列为工作模块。事实上每一位员工,根据其岗位职责都可以把自己的工作划分成不同的模块,模块内容也很容易去组织,就是你的岗位职责。比如上例,一级模块分为两大块,我们认为一个管理岗位的员工,工作至少有管理工作、业务工作这两大块,而管理工作一般来讲,都可以用战略、机制、文化团队这四个二级模块来分解,因为绝大多数的管理工作,这四项都囊括了。

战略模块工作包括:公司战略目标的制定、分解、宣讲;或与战略有关的其它重大工作。

机制模块工作包括:公司规章、制度、流程、规范等所有机制的建立、补充、完善等。

文化模块工作包括:文化培训文化分享、文体活动等所有与统一思想有关的管理工作都可以放在这里。

团队模块工作包括:作为管理者,在管理你自己的团队,比如你部分的团队时的一些动作,像你部门人员的招聘、录用、培训、考核等都是这个模块所包含的。

二级工作模块内容中的管理工作是可以统一的,但业务模块却是根据其岗位的不同而不同的。具体参考你的岗位职责来拟定。

上图还有一个客户价值模块,之所以放这个模块上去,是为了强化大家的客户思维。其它的模块我就不多说了,这是第二、三列的内容。这些模块划分好了之后,是不会轻易改动的,除非你的岗位职能发生了变化,否则不必动。这些模块中的工作,可能这个月没有,但是注意,就算没有,你也要把一二级模块留在那,后面内容可以空,而不能把没有具体工作的模块这一行删掉。把模块放在这里,虽然后面的工作安排中没有内容,但却是在提醒你,这是你的一项工作,这个月没有没问题,下个月你有没有?你不能总空着总没有吧?如果总没有就一定有问题了,说明你落项了。

第四列为工作安排。就是对工作的简单描述。这一列体现结果三要素中的有价值。

第五列为结果定义。这一列非常重要,结果定义的质量直接关系到执行人完成工作的质量。而且这一列要体现结果三要素中的可考核。

第五列时间。完成这项工作的具体时间。这里体现结果三要素的有时间。

第六列是完成情况。这里面来汇报完成或是未完成。

2.       格式背后的灵魂

    上图是一份月报,当然还有计划表,因为今天我们探讨的是文化,所以机制方面我不多说,还是聚焦到文化如何落地上这张表格看似没什么,但是,很多管理者应该具备的思维,尤其是在文化上必须提倡理念也都在这张表格里,它是一张有灵魂的表格,而不是一张简单的表。为什么这么说呢?接下来明天我将以案例的形式与大家分享如何在公司开会时植入文化基因。

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